Ratgeber Arztpraxis
Welche Software braucht eine Arztpraxis? Alle Systeme im Überblick
Zuletzt aktualisiert:
Inhaltsverzeichnis
Ob Hausarztpraxis, Facharztpraxis oder Gemeinschaftspraxis: Ohne Software geht in der Praxis heute nichts mehr. Vieles ist gesetzlich vorgeschrieben, anderes spart Zeit an der Anmeldung. Und gerade bei der Niederlassung oder Übernahme stellt sich die Frage, was davon zuerst kommen muss.
Diese Übersicht zeigt, welche Software eine Arztpraxis wirklich braucht, was Pflicht ist und was warten kann.
Die Arten von Praxissoftware auf einen Blick
| Bereich | Software | Wofür | Pflicht? |
|---|---|---|---|
| Kern | Praxisverwaltungssystem (PVS) | Patientenakte, Dokumentation, Abrechnung mit der KV | Pflicht?Ja |
| Kern | TI-Anbindung (Konnektor oder TI-Gateway, Kartenterminals) | Zugang zu allen TI-Anwendungen | Pflicht?Ja |
| TI-Anwendungen | ePA, E-Rezept, eAU, KIM, eArztbrief | Digitale Akten, Verordnungen, sichere Post | Pflicht?Ja |
| Patienten | Online-Terminbuchung | Termine rund um die Uhr, weniger Telefon | Pflicht?Empfohlen |
| Patienten | Telefonassistent, Videosprechstunde | Anrufe vorsortieren, Fernbehandlung | Pflicht?Optional |
| Patienten | Patienten-Messenger (z. B. TI-Messenger) | Rückfragen und Dokumente sicher austauschen | Pflicht?Optional |
| Betrieb | Qualitätsmanagement & Hygiene | QM-Handbuch, Hygieneplan, Gerätebuch | Pflicht?Ja, digital oder auf Papier |
| Betrieb | IT-Sicherheit | Virenschutz, Backups, Updates nach KBV-Richtlinie | Pflicht?Ja |
| Team | Interne Kommunikation & Aufgaben | Infos, Übergaben, Checklisten für das Praxisteam | Pflicht?Empfohlen |
| Team | Dienstplan & Zeiterfassung | Arbeitszeiten der MFA planen und erfassen | Pflicht?Ja |
| Verwaltung | Buchhaltung, Lohn | DATEV-Anbindung, meist über den Steuerberater | Pflicht?Ja |
Das Herzstück: das Praxisverwaltungssystem
Im PVS laufen Patientenakte, Termine, Abrechnung, Rezepte und Arztbriefe zusammen. Fast jede andere Software dockt daran an. Deshalb gilt: Erst das PVS wählen, dann den Rest.
Für eine Arztpraxis zählen vor allem:
- Bedienung: Wie schnell findet sich eine neue MFA zurecht?
- Zertifizierte Module für ePA und alle TI-Anwendungen
- Passend zum Fachgebiet, etwa Formulare, Ziffern und Geräteanbindung
- Service und Erreichbarkeit des Anbieters, auch bei einem Ausfall
- Cloud oder Server in der Praxis, mit den Folgen für IT-Sicherheit und Kosten
Pflicht: Telematikinfrastruktur und ihre Anwendungen
Die Telematikinfrastruktur (TI) ist das sichere Netz des Gesundheitswesens. Jede Vertragsarztpraxis muss angeschlossen sein. Darüber laufen die elektronische Patientenakte (ePA), das E-Rezept, die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) und KIM, der sichere E-Mail-Dienst für Arztbriefe und Befunde.
Seit Oktober 2025 ist die Nutzung der ePA Pflicht. Wer kein ePA-fähiges System einsetzt, muss mit Kürzungen beim Honorar und bei der TI-Pauschale rechnen.
Patienten: Terminbuchung, Telefon, Videosprechstunde
In vielen Praxen ist das Telefon der größte Engpass. Online-Terminbuchung und ein digitaler Telefonassistent für Rezeptwünsche und Terminanfragen entlasten die Anmeldung spürbar. Wichtig ist die Anbindung ans PVS, sonst pflegt das Team zwei Kalender.
Betrieb: Qualitätsmanagement, Hygiene, IT-Sicherheit
Jede Vertragsarztpraxis braucht ein Qualitätsmanagement mit Hygieneplan, Gerätebuch und regelmäßigen Unterweisungen. Digital bleibt das leichter aktuell, und bei einer Praxisbegehung ist alles schnell vorzeigbar.
Für die IT gilt die IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV. Die meisten Arztpraxen fallen unter „Praxis“ (bis 5 Personen) oder „mittlere Praxis“ (6 bis 20 Personen). Die Verantwortung bleibt bei der Inhaberin oder dem Inhaber, auch wenn ein IT-Dienstleister die Umsetzung übernimmt.
Der oft vergessene Teil: Software für das Praxisteam
Die meisten Listen für Arztpraxen enden bei PVS und TI. Doch ob ein Praxistag rund läuft, entscheidet sich im Team: Wer übernimmt die Anmeldung, wenn eine MFA krank ist? Weiß die Nachmittagsschicht, dass der Impfstoff nachbestellt ist? Hat die neue Kollegin die Hygiene-Unterweisung gelesen? Wer kümmert sich um das defekte EKG-Gerät?
In vielen Praxen läuft das über eine private WhatsApp-Gruppe, Zettel am Monitor und Anrufe am freien Tag. Bei Halbtagskräften kommen Infos so oft nicht an. Und in einer Arztpraxis ist die WhatsApp-Gruppe besonders heikel: Schnell steht dort ein Patientenname oder ein Rückrufwunsch.
Die Lösung ist eine klare Trennung:
Dazu gehört ein digitaler Dienstplan mit Zeiterfassung. Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, und mit mehreren Teilzeitkräften ist das auf Papier schnell unübersichtlich.
Überblick: Die Mitarbeiter-App für Praxisteams
Überblick sorgt dafür, dass Informationen zuverlässig beim ganzen Team ankommen, auch bei Teilzeitkräften. Mehr als 500 Betriebe aus über 20 Branchen nutzen die App, darunter viele Praxen. Überblick ist für die Organisation im Team gedacht, nicht für Patientendaten.
Checkliste: Welche Software brauchen Sie zur Niederlassung?
Für den Start sind die Pflichtsysteme gesetzt. Alles Weitere kommt dazu, wenn Sie sehen, wo es im Alltag hakt.
Nach den ersten Monaten lohnt der Blick auf Online-Terminbuchung, Telefonassistent und Videosprechstunde.
All-in-one oder Einzellösungen?
Viele PVS-Anbieter bieten Terminbuchung, QM oder Dienstplan als Zusatzmodule an. Für kleine Praxen ist das bequem: ein Vertrag, ein Ansprechpartner.
Zusatzmodule sind aber oft schwächer als spezialisierte Lösungen. Prüfen Sie vor allem bei den Team-Funktionen: Ist das für die Praxisleitung am PC gebaut oder für die MFA am Handy?
Häufige Fragen
Die Lösung für: „Wir erreichen unsere Leute nicht zuverlässig und deswegen geht im Alltag ständig etwas schief.“
In 30–45 Minuten zeigen wir dir live, wie euer Team ohne Firmen-E-Mail startet. Kostenlos und unverbindlich.