Ratgeber Hotellerie
Welche Software braucht ein Hotel? Alle Arten im Überblick
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Inhaltsverzeichnis
Ein Hotel läuft heute auf einem ganzen Bündel an Programmen: für Buchungen, Preise, Zahlungen, Gäste und das Team. Wer neu eröffnet oder sein System modernisiert, steht schnell vor Dutzenden Anbietern und Abkürzungen wie PMS, RMS oder POS. Diese Übersicht zeigt, welche Arten von Hotelsoftware es gibt, wofür sie gut sind und was Sie zum Start wirklich brauchen.
Verkauf
- Channel Manager
- Buchungsmaschine
- Payment
Umsatz
- Revenue Management
- Reputation
- CRM
Gäste
- Digitaler Check-in
- Gäste-App
- Schließsystem
F&B
- Kasse mit TSE
- Tischreservierung
Verwaltung
- Buchhaltung
- Lohn
Team
- Interne Kommunikation & Aufgaben
- Dienstplan & Zeiterfassung
- Housekeeping
Die Arten von Hotelsoftware auf einen Blick
| Bereich | Software | Wofür | Zur Eröffnung nötig? |
|---|---|---|---|
| Kern | PMS | Zimmer, Reservierungen, Check-in, Rechnungen | Zur Eröffnung nötig?Ja |
| Kern | Channel Manager | Preise und Verfügbarkeit auf Buchungsportalen abgleichen | Zur Eröffnung nötig?Ja |
| Kern | Buchungsmaschine | Provisionsfreie Direktbuchung über die eigene Website | Zur Eröffnung nötig?Ja |
| Kern | Payment | Kartenzahlung, Vorautorisierung, Online-Zahlung | Zur Eröffnung nötig?Ja |
| Umsatz | Revenue Management | Preise automatisch an die Nachfrage anpassen | Zur Eröffnung nötig?Später |
| Umsatz | Reputation Management | Bewertungen aus allen Portalen bündeln und beantworten | Zur Eröffnung nötig?Später |
| Umsatz | CRM / Gäste-Marketing | E-Mails vor und nach dem Aufenthalt, Stammgäste | Zur Eröffnung nötig?Später |
| Gäste | Digitaler Check-in, Gäste-App | Anreise ohne Warteschlange, Infos zum Haus | Zur Eröffnung nötig?Optional |
| Gäste | Schließsystem | Digitale Zimmerschlüssel, mit PMS verbunden | Zur Eröffnung nötig?Je nach Haus |
| F&B | Kassensystem (POS) | Restaurant und Bar abrechnen, mit TSE | Zur Eröffnung nötig?Ja, wenn F&B |
| F&B | Tischreservierung | Restaurantplätze vergeben | Zur Eröffnung nötig?Je nach Haus |
| Team | Interne Kommunikation & Aufgaben | Übergaben, Reparaturen, Infos an alle Abteilungen | Zur Eröffnung nötig?Ja |
| Team | Dienstplan & Zeiterfassung | Schichten planen, Arbeitszeit erfassen | Zur Eröffnung nötig?Ja |
| Team | Housekeeping-Software | Zimmerstatus in Echtzeit | Zur Eröffnung nötig?Oft im PMS |
| Verwaltung | Buchhaltung, Lohn | DATEV-Anbindung, Gehälter | Zur Eröffnung nötig?Ja |
Das Herzstück: das PMS
Im Property-Management-System laufen alle Fäden zusammen: Zimmer, Reservierungen, Gästedaten, Rechnungen. Fast jede andere Software dockt hier an. Deshalb gilt: Erst das PMS wählen, dann den Rest. Achten Sie weniger auf die Funktionsliste als auf die Schnittstellen. Offene Systeme lassen sich mit vielen Spezialtools verbinden. Geschlossene Systeme binden Sie an das, was der Anbieter selbst mitliefert. Wichtig in Deutschland: Das PMS sollte Meldeschein und Beherbergungssteuer Ihrer Gemeinde abbilden können.
Verkauf: Channel Manager und Buchungsmaschine
Der Channel Manager verteilt Ihre Zimmer und Preise auf Buchungsportale und verhindert Überbuchungen. Die Buchungsmaschine bringt Direktbuchungen auf die eigene Website, ohne Provision. Beides gehört zur Grundausstattung.
Umsatz steigern: Revenue- und Reputation-Management
Revenue-Management-Software passt Preise automatisch an Nachfrage und Wettbewerb an. Reputation-Management bündelt Bewertungen aus allen Portalen. Beides lohnt sich meist erst, wenn der Betrieb eingespielt ist.
Gästeerlebnis: digitaler Check-in und Gäste-App
Digitaler Check-in, Gäste-Apps und digitale Schlüssel sparen Zeit an der Rezeption. Sie sind kein Muss zur Eröffnung, aber gerade für Häuser mit kleiner Rezeptionsbesetzung interessant.
Restaurant und Bar: Kasse und Reservierung
Wer F&B anbietet, braucht ein Kassensystem mit TSE nach Kassensicherungsverordnung. Ideal ist eine Schnittstelle zum PMS, damit Restaurantrechnungen aufs Zimmer gebucht werden können.
Mehr dazu im Ratgeber: Welche Software braucht ein Restaurant?
Der oft vergessene Teil: Software für das Team
Die meisten Software-Listen enden beim Gast. Doch ob ein Hotel rund läuft, entscheidet sich hinter den Kulissen: Weiß das Housekeeping, dass Zimmer 214 früher frei sein muss? Kommt die Reparaturmeldung beim Haustechniker an? Erfährt die Spätschicht, was die Frühschicht geklärt hat?
In vielen Häusern läuft das noch über Zettel, Übergabebücher und private WhatsApp-Gruppen. Das Ergebnis: Informationen gehen verloren, Aufgaben bleiben liegen, und der Gast merkt es zuerst.
Genau dafür gibt es Software für die interne Kommunikation: Alle Abteilungen erhalten Informationen, Aufgaben und Übergaben an einem Ort, auf dem Smartphone, ohne private Messenger.
Überblick: Die Mitarbeiter-App, die in der Hotellerie entstanden ist.
Überblick wurde 2017 als HotelForce für Hotels gegründet. Heute nutzen mehr als 500 Betriebe die App, damit Informationen zuverlässig bei allen ankommen und im Alltag nichts mehr schiefgeht.
Checkliste: Welche Software brauchen Sie zur Eröffnung?
Für den Start reicht ein schlanker Kern. Alles Weitere kommt dazu, wenn Sie sehen, wo es im Betrieb hakt.
Nach 6 bis 12 Monaten Betrieb lohnt der Blick auf Revenue Management, Reputation Management und Gäste-Apps.
All-in-one oder Einzellösungen?
Kleine Häuser fahren mit einer Komplettlösung aus PMS, Channel Manager, Buchungsmaschine und Payment meist günstiger und einfacher. Größere Häuser kombinieren oft spezialisierte Tools, die über Schnittstellen verbunden sind. Entscheidend ist in beiden Fällen: Die Systeme müssen miteinander sprechen, sonst tippt Ihr Team Daten doppelt ab.
Häufige Fragen
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