Welche Software braucht ein Restaurant? Alle Tools im Überblick

Ob Restaurant, Café, Bar oder Biergarten: Ohne Software läuft heute kaum ein Gastronomiebetrieb. Für Kasse, Reservierungen, Bestellungen, Einkauf und Dienstplan gibt es jeweils eigene Programme, und fast jeder Anbieter verspricht, gleich alles zu lösen. Diese Übersicht zeigt, welche Software ein Gastronomiebetrieb wirklich braucht, was gesetzlich Pflicht ist und was warten kann.

In der Gastronomie ist die Kasse, was im Hotel das PMS ist: Fast alles hängt daran. Bestellungen laufen von dort in die Küche, Zahlungen kommen dort an, Umsätze gehen von dort in die Buchhaltung. Deshalb gilt: Erst die Kasse wählen, dann den Rest.

Eine elektronische Kasse muss in Deutschland eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) haben, jedem Gast einen Beleg ausgeben (auf Papier oder digital) und beim Finanzamt gemeldet sein. Seriöse Anbieter erfüllen das, fragen Sie trotzdem nach.

Bei der Auswahl zählen vor allem: Schnittstellen zu Reservierung, Lieferplattformen und Buchhaltung, mobile Bestellgeräte für den Service, ein Notbetrieb bei Internetausfall sowie Vertragslaufzeit und Hardwarekosten.

Sie betreiben ein Hotel mit Restaurant? Hier geht es zum Ratgeber Hotelsoftware.

Ein Reservierungssystem nimmt Buchungen rund um die Uhr an und entlastet das Telefon im Service. Kreditkartengarantien oder Anzahlungen senken No-Shows spürbar.

Digitale Speisekarten lassen sich in Sekunden ändern, etwa wenn ein Gericht aus ist. Mit QR-Bestellung bestellen und zahlen Gäste direkt am Tisch, was bei knapper Servicebesetzung hilft.

Für Abholung und Lieferung gibt es zwei Wege: einen eigenen Bestellshop ohne Provision oder Lieferplattformen mit großer Reichweite und deutlicher Provision.

Warenwirtschaft lohnt sich, sobald der Wareneinsatz spürbar an der Marge nagt oder Sie mit vielen Lieferanten arbeiten. Sie zeigt, was ein Gericht wirklich kostet und wann nachbestellt werden muss.

Die Hygiene-Dokumentation nach HACCP ist ohnehin Pflicht. Digital ersetzt sie Klemmbrett und Zettelordner: Temperaturen und Reinigungen werden per Handy erfasst und sind bei der Lebensmittelkontrolle sofort vorzeigbar.

Die meisten Software-Listen enden beim Gast. Doch ob ein Abend rund läuft, entscheidet sich im Team: Wer springt für die kranke Kollegin ein? Weiß die Spätschicht, dass der Lachs aus ist? Hat die neue Aushilfe die Allergen-Infos gesehen? Ist der Defekt an der Kühlung schon gemeldet?

In vielen Betrieben läuft das über eine private WhatsApp-Gruppe, Zettel am Kühlschrank und Anrufe am freien Tag. Bei Aushilfen und Minijobbern, die nur ein paar Schichten im Monat da sind, kommt so vieles nie an. Und wer den Betrieb verlässt, bleibt oft noch monatelang in der Gruppe.

Genau dafür gibt es Software für die interne Kommunikation: Informationen, Aufgaben und Checklisten für Service und Küche an einem Ort, auf dem Smartphone, ohne private Nummern.

Dazu gehört ein digitaler Dienstplan mit Zeiterfassung. In der Gastronomie muss die Arbeitszeit aller Beschäftigten aufgezeichnet werden: Beginn, Ende und Dauer, spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages. Auf Papier ist das erlaubt, digital ist es weniger fehleranfällig.

Für den Start reicht ein schlanker Kern. Alles Weitere kommt dazu, wenn Sie sehen, wo es im Betrieb hakt.

Nach den ersten Monaten lohnt der Blick auf Warenwirtschaft, Bewertungsmanagement und Online-Bestellung.

Viele Kassenanbieter bieten inzwischen Reservierung, Dienstplan oder Warenwirtschaft als Zusatzmodule an. Für kleine Betriebe ist das bequem: ein Vertrag, ein Ansprechpartner.

Zusatzmodule sind aber oft schwächer als spezialisierte Lösungen. Prüfen Sie vor allem bei den Team-Funktionen: Ist das für die Chefin am PC gebaut oder für die Aushilfe am Handy? Entscheidend ist in beiden Fällen, dass die Systeme miteinander sprechen.