Über 360.000 Unternehmen in Deutschland haben 11 bis 50 Mitarbeitende. Im Großteil dieser Unternehmen stehen die Unternehmerinnen und Unternehmer vor der Herausforderung, dass sie auf der einen Seite einen hohen Koordinationsaufwand, aber auf der anderen Seite noch kein starkes Mittelmanagement haben. Als Ergebnis läuft fast alles über ihren Schreibtisch, der Leistungsdruck steigt und das Privatleben leidet durch den hohen Zeitaufwand.
Zeit sparen mit einem effizienten Aufgabenmanagement
Mit einem digitalen Aufgabenmanagement kann eine Aufgabe einfach an die richtige Person oder das richtige Team gesendet und transparent verfolgt werden, damit sie sicher erledigt wird. Optimalerweise bietet die Software hier auch eine Mobile App, um Aufgaben unterwegs, wenn sie aufkommen, zu senden und zu bearbeiten. Kleine Fragen können einfach in der Software übersichtlich geklärt werden. Aber noch viel wichtiger, die Anzahl der kleinen Nachfragen “kümmert sich schon jemand und wie ist der Status” verringert sich um bis zu 80%.
Ein Aufgabenmanagementtool bietet Sicherheit
Wenn Aufgaben digital erfasst und transparent nachverfolgt werden können, hat das einen weiteren Vorteil: Nichts fällt mehr hinten runter. Wenn alle Aufgaben delegiert oder erledigt sind, kann der Unternehmer sicher schlafen.
Wiederkehrende Aufgaben können automatisiert werden
In einer guten Software für Aufgabenmanagement können regelmäßig wiederkehrende Aufgaben einmal angelegt werden. Das bedeutet, sie werden automatisch zu vorgegebenen Zeiten von der Software für die richtigen Empfänger generiert. So kann einfach, transparent, nachvollziehbar eingesehen werden, dass sie sicher erledigt wurden.
Interne Prozesse optimieren bei der Einführung eines digitalen Aufgabenmanagements
Interne Prozesse in Unternehmen sind oft über Jahre gewachsen und haben sich etabliert. Auch bei der Einführung eines digitalen Aufgabenmanagements darf man nicht vergessen: “Ein be***scheidener Prozess bleibt auch digital ein be***scheidener Prozess”. Die Einführung einer Software sollte als Anstoß dazu dienen, diese Prozesse anzusehen, zu hinterfragen und optimal aufzusetzen.
Prozesse unabhängig vom Unternehmer organisieren
Mitarbeiter A sendet eine Aufgabe an den Unternehmer, der sie an Mitarbeiter B sendet. Mit einem digitalen Aufgabenmanagement kann ein Prozess definiert werden, mit dem Mitarbeiter A die Aufgabe direkt an Mitarbeiter B sendet. Der Unternehmer kann die Aufgabe trotzdem transparent verfolgen. Wenn er eingreifen möchte, kann er das einfach machen. Wenn er benötigt wird, können die Kollegen ihn einfach in der Aufgabe gezielt anschreiben.
Optimal ist ein Aufgabenmanagementtool in Verbindung mit einem Wissensmanagement
Neue Kollegen starten im Team. Das Onboarding wird ganz einfach, wenn man den neuen Kollegen eine Aufgabe mit verknüpften digitalen Handbüchern senden kann. Bei typischen Fragen können Kollegen generell erst einmal im Wissensmanagement nachsehen, oder man schickt ihnen auf Nachfrage einfach den entsprechenden Handbuchartikel.